顛末書 書き方

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顛末書の書き方

顛末書の書き方

顛末書とは、事件や事故、トラブル、不祥事があった場合に、会社(社内)に対して一部始終を報

告するために記録する書面です。

 

顛末書は、基本的に事後、その不祥事の全体像がわかってから、起こった事実とその原因や責

任の所在などを、会社に報告する目的で書かれます。

客観的で公平な文書が求められるので、書き手は当事者以外の、管理者や責任者などもっとも

ふさわしい立場の人が書くことが望ましいとされています。

顛末書には、おおまかには、1)いつどこでどのようなことが起こったのか、その経緯と状況、2)被

害や損害の状況、3)現在の対応、4)今後の対応策 5)担当者としての所見・結論を書きます。

 

顛末書は、会社経営者や管理者が処分や対策を決定する最も信頼できる報告書ですから、公平

で正確な内容を記することが求められます。

また、今後の再発防止のための貴重な資料となりますので、できるだけ写真や文書などの資料

を添付してわかりやすくしておくと良いでしょう。

 

 

 

<例文>

代表取締役社長 ○○○○殿                   平成○年○月○日
営業部  ○○○○ 印

顛末書

平成○年○月○日、□□より発注した商品Aの納品遅滞が発生し、株式会社△△よりクレームを受けましたので、調査結果を下記の通りご報告いたします。

1.当社営業部担当○○は、○月○日に株式会社△△より商品A・200ケースの注文を受け、製造メーカーである□□に納品の可否を電話で確認し、納品日時、場所を指定した注文書をFAXしました。

しかし納品予定日である×日午後1時頃、株式会社△△からの弊社への問い合わせで商品Aの未納が発覚しました。
問い合わせを受け、□□に連絡し、即日納品対応を求めたところ、商品Aが100ケースしか用意できず、×日に100ケース、翌日の▲日に100ケースを納品する分納対応となってしまい、結果、株式会社△△からクレームを受けることとなりました。

2.株式会社△△とは○月から取引を始めたばかりであり、このような重要な時期にいきなりクレームとなる事態が起きたことで、今後の信頼をゆらぐ重大な事態に繋がりかねません。

 

3.その後調査したところ、○月○日、製造メーカー□□では、本来の担当者が不在で、代理担当者が注文を受け付けており、この代理担当者が納品日時を間違えて処理していたことが発覚しました。

□□には注文内容の確認をより厳重に行い、このような事態を二度と起こさぬよう強く要求しました。

4.弊社においては、発注手続きに落ち度はなかったと考えられ、当日出荷チャーター便など、今回余分にかかった費用一切を□□が負担することとなり、金銭的な損害はありませんでした。

しかしながら、弊社でも、重要な注文に関しては、発注後も重ねてメーカーに確認することでより一層トラブルを防止できると考え、メーカーとの連携を今以上に密にしていきたいと思います。
以上

5.添付書類:□□の調査報告書および謝罪状

 

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